Hyvin hoidettu tiedottaminen - mitä se sitten on?
- 01.02.2012
- Kommentit (5)
”Usein mittaustuloksia ja avoimia kommentteja tarkastellessa törmää siihen, että kokonaisuudessa tärkeäksi tekijäksi nousee tiedottaminen. Kun tiedottaminen hoidetaan kunnolla, ovat käyttäjätkin paljon tyytyväisempiä”, kommentoi Marketvision kehitys- ja liiketoimintajohtaja Petri Tuominen.
Oheinen kommentti on poimittu tilaisuudesta, jossa Marketvisio oli palkitsemassa Finprota heidän hyvistä ICT Palvelutasomittauksen tuloksista. Niinhän se on, että tiedottaminen on todella tärkeässä roolissa siinä miten asiat sujuu, mutta mikä sitten on tänään hyvin hoidettua tiedottamista?
Sopiva määrä tiedottamista?
Kokosin juuri kasaan Marketvision uutiskirjeen ja pohdin samalla, mikä on sopiva määrä tiedottamiselle, esim. asiakkaille tai sisäisesti yrityksessä. Yksi on sitä mieltä, että jos sähköpostia tulee liikaa niin sitten jättää vain lukematta epäolennaiset. Toinen voi ajatella, että sähköpostia ei tarvitse ollenkaan. Ja kolmas lukee kaiken ja haluaisi sähköpostia vielä enemmän.
Itse olen saanut huomata useaan otteeseen, että lähettämiäni viestejä ei olekaan luettu. Viestissä on ollut tärkeitä ja toimenpiteitä vaativia asioita, mutta niihin ei olekaan reagoitu mitenkään. Voisi ehkä tehdä laskutoimituksen siitä, kuinka paljon ihmisillä menee aikaa samojen viestien toistamiseen, sen lisäksi, että pohditaan kuinka paljon jollakulla menee aikaa sähköpostien lukemiseen. Jos ne asiat saisi kerralla hoidettua, voisi elämä kenties olla paljon helpompaa!
Läpinäkyvyyttä tekemiseen
Meillä on otettu käyttöön joku aika sitten Yammer, jonka avulla halutaan mm. enemmän läpinäkyvyyttä asioihin. Itse käytän sitä paljon ja pidän siitä, että saan enemmän tietoa asioista. Ja tietysti toisaalta voin myös tuoda omaa tekemistäni paremmin esille sekä saada kätevämmin kommentteja ja palautetta. Tämä on mielestäni parhaassa tapauksessa yksi keino parantaa tiedottamista ja viestintää, mutta se on yhtä hyvä kuin sen käyttäjien osallistuminen.
Tarvitaanko sähköpostia?
Myös mielenkiinnolla odotan kommentteja ja kokemuksia niistä yrityksistä, missä sähköpostista on sisäisessä viestinnässä luovuttu kokonaan ja tilalle on otettu vaihtoehtoisia kanavia. Voiko se toimia ihan oikeasti?
Blogin kirjoittaja, Satu Järvinen, on ottanut tavakseen kertoa eteenpäin huonoista asiakaskokemuksista (saadakseen jatkossa parempaa palvelua) ja tekee niin vastaisuudessakin.
Ota yhteyttä
Satu Järvinen 03.02.2012
Kiitos Tapani kommentistasi!
Itse olen myös huomannut nuorempien sukulaisten ja tuttavien kohdalla samantyyppisen ilmiön, että ennemmin pyydetään esim. Facebook-kaveriksi kuin vaihdetaan sähköpostiosoitteita.
Ja ehdottomasti tiedottaminen on tärkeää! Se muoto (eli juuri se mistä henkilön tavoittaa) ja määrä on se mikä pitäisi vielä saada balanssiin :).
Tapani Partiainen 02.02.2012
En ole ole luopunut sähköpostista, koska vanhat kollegat sitä vielä käyttävät ja lukevat. Kyllä nuoretkin lukea. Koko ajan joutuu suodattamaan sen määrää ja käytän sitä myös syötteiden seurantaan.
Tosin nuoremmat oppilaat ehdottavat että pidettäisiin yhteyttä FB chatissa. Se miten tulevaisuudessa nuoret kommunikoivat on varmasti muuta kuin sähköposti. Skype on erittäin hyvä työkalua esim. ulkomailla ja muihin etäällä oleviin kollegoihin. Tärkeää on tietää mistä/miten henkilön tavoittaa.Tiedänpä että jotkut lukevat vielä ilmoitustauluja.
Tiedottaminen tärkeää, lainatakseni eräs asiakasta. "Ei meillä mitään vikaa ole tiedottamisessa, ei aikaan kukaan siitä ole tiedottanut"
Katriina Valli 02.02.2012
Sähköpostin puolesta puhuu myös se, että 'no man is an island' - muutosvastarinta on varmasti vielä sen verran suurta että jos viestii vain kollaboratiivisilla alustoilla ja hylkää sähköpostin niin aika pieneksi voi käydä sosiaalinen piiri;-) Sähköpostin määrä (onneksi) vähenee koko ajan, mutta näkisin että liikumme kohti laajempaa monikanavaisuutta eikä olemassaolevista kanavista vielä ole mikään tippumassa kelkasta.
Satu Järvinen 02.02.2012
Kiitos Harri kommentistasi!
Henkilökohtaisesti tulee itse yhä enenevässä määrin käytettyä sosiaalisen median kanavia viestintään, ja nimenomaan sähköpostin lisänä, sekä työssä että vapaa-aikana.
Erittäin mielenkiintoista on myös nähdä miten maailma ja ihmisten toiminta muuttuu seuraavien lähivuosien aikana tällä saralla.
Terveisin, Satu
Harri Rauhanummi / SoMeMonitor 02.02.2012
Mielenkiintoinen aihe. Me olemme kokeneet sähköpostin hyväksi yhdistettynä sosiaalisen median kanaviin sekä yrityksen sisäisiin Skype chat kanaviin. Sähköpostin plussaksi lasken ehdottmasti sen yleisyyden - se on jo kaikilla käytössä eikä näin ollen vaadi uuden opettelua ja tuo mukaan muutosvastarintaa. Toisaalta taas sähköpostiin tulee niin paljon asiaa, että kanava on usein ruuhkautunut.
Näihin asioihin vaikuttaa oleellisesti yrityksen koko, toimintakulttuuri sekä myös henkilöstön ikärakenne. Johtamismenetelmät ja taidot ovat myös oleellisessa asemassa kun tuodaan uusia käytäntöjä ja jalkautetaan niitä läpi organisaation.
Kokonaan en lähtisi sähköpostista luopumaan, mutta oikein yhdistettynä muihin kanaviin se on toiminut ainakin meillä.
t. Harri / SoMeMonitor.com
