Suomen markkinoilla, kuten muuallakin maailmassa, on alkanut kuulua kummia ohjelmistoteollisuuden suunnasta. Useat isot asiakkaamme ovat joutuneet tilanteeseen missä heidän suurimmat ohjelmistotoimittajansa ovat käynnistäneet pitkiä ja tarkkoja auditointeja lisenssimääristä, ohjelmistojen käytöstä, ja sopimusten vastaavuudesta todelliseen tilanteeseen. Mitä tehdä kun omalta toimittajalta tulee pöydälle veret seisauttava lasku ja maksamisen vaihtoehtona tuntuu olevan vain lakitupa? Gartnerin tutkimus- ja analyytikkopalveluja käytetään tukemaan myös näissä erikoistilanteissa. Voidaankin sanoa että Suomen markkinatilanne on tältä osin erittäin kuuma.

Akuutista markkinatilanteesta johtuen Marketvisio järjesti aiheeseen pureutuvan ”Lost in licensing? Learn how to cut software spending without it costing you more", Gartner Briefingin Kalastajatorpalla Helsingissä 9. kesäkuuta.

Gartnerin puheenvuoroissa käytiin läpi parhaita tapoja säästää ohjelmistokuluissa lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä vahingoittamatta liiketoimintaa. Säästötoimenpiteissä osaoptimointi on koitunut monen yrityksen turmaksi. Sopimusneuvotteluissa palveluntarjoajien kanssa ovat faktatieto sekä vertailu muihin toimijoihin rahanarvoista tietoa. Lähes kaikissa aiheeseen liittyvissä kysymyksissä Gartner palauttaa keskustelun ’Software Asset Management’iin’. Kun se on tehty hyvin, ollaan turvassa monilta vaaroilta. Puheenvuoroissa käsiteltiin myös yleisimpiä lisenssihinnoittelun sudenkuoppia ja miten niitä voi välttää.

”Neuvotteluissa pelaat pokeria noviisina pokeriammattilaisten kanssa”

Gartnerin tutkimusjohtaja Stewart Buchanan kehotti kiinnittämään huomiota todellisiin oikeisiin kustannuksiin ja rakenteisiin miten asiat liittyvät toisiinsa. Päällimmäisenä näkyvät kustannukset saattavat olla vain pieni osa kokonaisuutta ja onkin tärkeää käydä läpi tarkkaan esimerkiksi se mitä kaikkea sopimusten hintaan sisältyy ja mitä ei. Buchananin tärkeä viesti on että tutkimustemme mukaan IT kustannusten leikkaaminen ei aina vähennäkään kustannuksia – usein käy jopa päinvastoin.

Buchanan toi esille ohjelmistolisensseihin liittyvät muuttuvat ja monimutkaiset säännöt ja niiden ymmärtämisen tärkeyden. Ymmärtämättömyys lisenssiasioissa ei voi olla pitävä puolustus; standardien (ISO 19770-1) noudattamatta jättäminen voi käydä yritykselle todella kalliiksi.  Esimerkiksi otettiin mm. Oraclen käytäntö uusia sopimuksia: muutos saattaa koskea paria yksityiskohtaa parilla sopimussivulla, mutta asiakas saa aina useiden kymmenien sivujen sopimusaineiston, eikä kukaan pyytämättä kerro miten sopimus on muuttunut ja mitä se käytännössä asiakkaalle tarkoittaa.

Buchananin tarjoama tietosisältö esityksessä oli runsas, mutta haluamme nostaa erityisesti pari pääkohtaa esiin:

• Menestyvissä yrityksissä alkaa olla ns. IT Asset Manager toimenkuvia: tehtävänä on katsoa kustannusoptimoinnin koko kuvaa ja tasapainottaa toimenpiteitä. Ero on valtava verrattuna käytäntöön missä IT-osaston eri toiminnoista vastaavat päälliköt delegoidaan säästötalkoisiin omalla alueellaan ilman kokonaisnäkemystä ja koordinointia. IT Asset Managerin rooli on kiinnostava yhdistelmä IT-osaamista sekä sisäisen ja ulkoisen laskennan osaamista. Hyvä tekijä erottautuu osaamisellaan mm. budjetoinnin, pääomakustannusten suunnittelun, kustannusanalyysin ja rahoituksen osaamisellaan
• Kustannusten optimoinnissa keskitytään ehkä liiaksikin hankintaan ja alennusten metsästykseen. Hankinnassa säästöjä toki saadaan ja sitä voidaan pitää helpoimpana tienä. Buchanan kuitenkin korostaa että suuremmat säästöt saadaan seuraavilla tavoilla:
  • keskitytään entistä enemmän kustannussäästöihin IT:n sisällä (tunnistetaan kohdat joissa voidaan toimia tehokkaammin ja toisella tavalla)
  • edistetään ja mahdollistetaan kustannuksia säästäviä teknologioita liiketoimissa 
  • innovoidaan ja mahdollistetaan muutoksia liiketoiminnassa (esim. toteutetaan ratkaisuja jotka tehostavat liiketoimintaprosesseja tai mahdollistavat toiminnan laajemmankin transformaation)

Aamupäivän toinen esitys Gartnerin tutkimusjohtajan Peter Weschen toimesta kertoi neuvotteluista isojen palveluntarjoajien kanssa; suurennuslasin alla olivat Microsoft, Oracle, IBM ja SAP. Näiden yritysten toimintatavat ovat erilaisia, joten myös erovaisuuksia esim. joustavuudessa, sopimusten sisällössä ja asioiden käsittelytavoissa löytyy. Wesche mm. esitteli kiinnostavan tarkastelun missä akselien muuttujina olivat ”oikeuksien vaatiminen sopimusehtojen kautta” JA ”oikeuksista neuvottelu asiakassuhteeseen perustuen”. Isot toimijat eivät pääsääntöisesti ole kovinkaan joustavia sopimusasioissa, mutta emme tässä kirjoituksessa kerro miten Wesche tarkkaan ottaen positioi toimijat tällä tavalla tarkasteltuna.

Monet organisaatiot ovat tottuneet vuosia käyttämään tuttua ja helppoa palveluntarjoajaa jolloin ei välttämättä tule edes mieleen lähteä kilpailuttamaan tai tarkastelemaan muita vaihtoehtoja. Sopimuksia uusittaessa vanhankin kumppanin kanssa kannattaa olla perillä muista vaihtoehdoista; näistä tiedoista voi olla merkittäviäkin rahallisia hyötyjä varsinkin jos tiedossa on halvempia ja kuitenkin organisaation tarpeisiin sopivia vaihtoehtoja. Gartner on pannut merkille senkin, että asiakasyhteyshenkilöitä vaihdetaan isoissa ohjelmistotaloissa tiuhaan tahtiin ja syyksi epäillään jopa sitä ettei pääsisi syntymään liian hyviä suhteita pitkäaikaisiin asiakkaisiin -  kovan pelin pelaaminen on sitten helpompaa.

Peter Weschen esityksen lopun kehotus: ”Tarkista laskut!” kuulostaa ehkä triviaalilta neuvolta, mutta todellisuutta on että organisaatioissa maksetaan hyvin paljon ”turhia” laskuja. Laskuihin saattaa sisältyä esim. teknologioita, lisenssejä ym. jotka eivät edes ole oikeasti organisaation käytössä.

Erityisesti Weschen esitys oli erittäin luottamuksellinen ja käsitteli paljon sellaista materiaalia mitä emme voi tässä kirjoituksessa käyttää. Tilaisuudessamme olikin paikalla vain ns. ’end user’ –asiakkaita, joilla on kaikilla haasteita lisenssiasioiden kanssa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Mikäli kiinnostuit näistä aiheista, ota yhteyttä ja katsotaan miten Marketvisio ja Gartnerin asiantuntijat voivat auttaa teidän organisaatiotanne. Voit ottaa yhteyttä joko puhelimitse (09) 2515 500, sähköpostitse sales@marketvisio.fi tai jättämällä yhteydenottopyyntö palaute-lomakkeen kautta.

Market-Visio Oy on Gartnerin palvelutarjonnan edustaja yksinoikeudella Suomessa, Venäjällä, Baltian maissa ja Ukrainassa.

Teksti: Petri Tuominen & Satu Järvinen
Kuvat : Satu Järvinen